Darbo laiko apskaita yra darbdavio pareiga užfiksuoti, kada ir kiek darbuotojai faktiškai dirbo. Žiniaraštyje visada turi atsirasti viršvalandžiai, darbas švenčių dieną, darbas poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką, darbas naktį ir darbas pagal susitarimą dėl papildomo darbo. Už šių valandų nežymėjimą ar žinomai neteisingus įrašus atsakingam asmeniui gresia bauda nuo 300 iki 1 450 €. Įmonei tuo pačiu metu gali kilti atsakomybė už nedeklaruotą darbą.
Tipinė situacija atrodo taip: žiniaraštyje visiems darbuotojams kasdien įrašyta po aštuonias valandas, o praėjimo sistemos duomenys, objekto žurnalai ar darbuotojų paaiškinimai rodo ilgesnes darbo dienas. Inspektoriui tokio neatitikimo pakanka, kad jis pradėtų aiškintis, kiek iš tikrųjų dirbta ir ar visas laikas apmokėtas.
Kokį darbo laiką privaloma žymėti žiniaraštyje?
Darbo kodeksas įpareigoja darbdavį tvarkyti darbuotojų darbo laiko apskaitą. Išimtis viena: tokios apskaitos nereikia darbuotojams, dirbantiems nekintančios darbo dienos (pamainos) trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu. Pavyzdžiui, biuro darbuotojo, kuris visada dirba penkias dienas po aštuonias valandas, kasdienio laiko žymėti nereikia.
Ši išimtis negalioja tam laikui, kurį įstatymas liepia apskaityti visada. Bet kurio darbuotojo, taip pat ir dirbančio nekintančiu režimu, faktiškai dirbtą laiką darbdavys privalo įtraukti į apskaitą, jeigu tai:
- viršvalandžiai;
- darbas švenčių dieną;
- darbas poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką;
- darbas naktį;
- darbas pagal susitarimą dėl papildomo darbo.
Apskaita tvarkoma darbdavio patvirtintos formos žiniaraščiuose, kuriuos galima pildyti ir saugoti elektroniniu būdu. Jeigu darbuotojas pats tvarko savo darbo laiką arba privalo pats apskaityti dirbtą laiką, darbdavys gali nustatyti tokios apskaitos taisykles. Darbuotojas turi teisę susipažinti su savo darbo laiko apskaita ir neatlygintinai gauti žiniaraščio išrašą.
Iki kada reikia pažymėti viršvalandžius?
Užimtumo įstatymas nustato aiškų terminą. Viršvalandžius, darbą švenčių dieną, darbą poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką, ir darbą naktį darbdavys privalo įtraukti į apskaitos dokumentus iki darbo dienos darbovietėje pabaigos. Mėnesio pabaigoje šias valandas „suvesti“ pagal atmintį jau per vėlu: jeigu tikrinimo dieną jų žiniaraštyje nėra, kyla nedeklaruoto darbo rizika.
Daugiausia klausimų praktikoje kyla dėl poilsio dienų. Jeigu darbas poilsio dieną numatytas grafike, tai įprasta darbo diena. Jeigu darbuotojas iškviečiamas dirbti be grafiko, tokį laiką būtina pažymėti atskirai. Atskirai žymimos ir valandos pagal susitarimą dėl papildomo darbo, nes bendras įrašas „8 val.“ neparodo, kiek laiko dirbta pagal kiekvieną funkciją.
Kokia bauda gresia už darbo laiko apskaitos pažeidimus?
Administracinių nusižengimų kodekso 100 straipsnis numato atsakomybę už tris pažeidimus:
- darbo laiko nežymėjimą žiniaraštyje, kai darbuotojas dirba ne nekintančios darbo dienos trukmės ir nekintančio darbo dienų per savaitę skaičiaus režimu;
- privalomai apskaitomo laiko (viršvalandžių, darbo švenčių dieną, poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką, darbo naktį ir dėl papildomo darbo) nežymėjimą;
- žinomai neteisingų duomenų apie tokį laiką įrašymą į žiniaraštį.
Paskutinis punktas svarbus tiems, kurie valandas žymi, bet jas sumažina. Jeigu darbuotojas dirbo dvylika valandų, o žiniaraštyje sąmoningai paliekamos aštuonios, tai baudžiama taip pat kaip ir visiškas nežymėjimas. Už bet kurį iš šių pažeidimų darbdaviui ar kitam atsakingam asmeniui gresia bauda nuo 300 iki 1 450 €. Pakartotinai padarius pažeidimą, bauda siekia nuo 1 400 iki 3 000 €. Pakartotiniu laikomas pažeidimas, numatytas tame pačiame kodekso straipsnyje ir padarytas per metus nuo administracinio nurodymo įvykdymo. Jeigu bauda paskirta nutarimu, šis laikotarpis prasideda nutarimo įsiteisėjimo dieną ir baigiasi praėjus metams nuo baudos įvykdymo. Padarius pakartotinį pažeidimą, šis terminas skaičiuojamas iš naujo.
Pagal Administracinių nusižengimų kodeksą atsako tik fizinis asmuo ir tik tada, kai jis kaltas. Todėl šią baudą moka ne įmonė, o konkretus žmogus: darbdavys fizinis asmuo, vadovas arba darbuotojas, kuriam pavesta tvarkyti apskaitą. Įstatymo nežinojimas nuo atsakomybės neatleidžia. Pažeidimą tiria ir protokolą surašo Valstybinės darbo inspekcijos pareigūnai.
Kaip nustatomas baudos dydis?
Atskaitos taškas yra sankcijos minimumo ir maksimumo vidurkis, kuris už pirmą pažeidimą sudaro 875 €. Kai yra vien lengvinančių aplinkybių, bauda negali viršyti vidurkio. Kai yra vien sunkinančių aplinkybių, ji negali būti mažesnė už vidurkį. Kai yra ir tų, ir kitų, bauda nustatoma pagal jų kiekį ir reikšmingumą. Lengvinančia aplinkybe laikomas, pavyzdžiui, prisipažinimas ir nuoširdus gailėjimasis ar savo noru pašalinta žala. Šis sąrašas nebaigtinis, todėl lengvinančiomis gali būti pripažintos ir kitos aplinkybės.
Teismas ar bylą nagrinėjanti institucija, vadovaudamiesi teisingumo ir protingumo principais, gali paskirti mažesnę nei minimali baudą, švelnesnę nuobaudą arba nuobaudos neskirti. Toks sprendimas turi būti motyvuotas, o institucijos sprendimą dar sankcionuoja apylinkės teismo teisėjas. Mūsų peržiūrėtuose naujausiuose teismų sprendimuose dėl darbo laiko apskaitos pažeidimų baudos sumažinimo žemiau minimumo neradome. Dažniausiai VDI nutarimai palikti galioti, kartais teismas patikslino kaltinimą arba grąžino bylą nagrinėti iš naujo.
Kada galima sumokėti pusę minimalios baudos?
Už pirmą darbo laiko apskaitos pažeidimą protokole paprastai įrašomas administracinis nurodymas. Tai pasiūlymas savo noru sumokėti pusę minimalios baudos, t. y. 150 €. Ją reikia sumokėti per 15 kalendorinių dienų nuo protokolo įteikimo. Jeigu protokolas surašytas asmeniui nedalyvaujant, terminas yra 30 kalendorinių dienų nuo jo išsiuntimo. Laiku sumokėjus, teisena pasibaigia, tačiau asmuo laikomas padariusiu nusižengimą, todėl nuo šios dienos skaičiuojamas pakartotinumo terminas.
Administracinis nurodymas nerašomas, kai yra bent vienas iš įstatyme nurodytų pagrindų: maksimali bauda viršija 1 500 €; pažeidimas pakartotinis; nusižengimas padarytas esant neblaiviam ar apsvaigusiam ir tai turėjo įtakos, arba asmuo vengė patikrinimo dėl neblaivumo ar apsvaigimo; sukeltas nežymus sveikatos sutrikdymas arba padaryta turtinė žala visiškai neatlyginta; sankcija numato privalomą registruotino turto konfiskavimą; asmuo naudojosi specialiąja teise jos neturėdamas ar kai ji atimta. Asmuo taip pat gali paprašyti nurodymo nerašyti. Pats administracinis nurodymas neskundžiamas.
Kada už nepažymėtus viršvalandžius ar darbą naktį, švenčių ar poilsio dieną baudžiamas ir darbdavys?
Tos pačios aplinkybės gali būti vertinamos ir pagal Užimtumo įstatymą. Nedeklaruotas darbas yra tada, kai darbo laiko apskaita netvarkoma Darbo kodekso nustatyta tvarka arba apskaitos dokumentuose nepažymėti viršvalandžiai, darbas švenčių dieną, poilsio dieną, jeigu jis nenustatytas pagal grafiką, ar darbas naktį. Papildomo darbo valandos šiame sąraše atskirai neįvardytos. Vis dėlto jų nežymėjimas yra administracinis nusižengimas, o VDI gali vertinti ir tai, ar apskaita apskritai tvarkoma Darbo kodekso nustatyta tvarka.
Nustačius nedeklaruotą darbą, įmonė privalo atkurti iškreiptas ar slepiamas aplinkybes ir sumokėti darbuotojui ne mažesnį kaip 1 MMA dydžio atlyginimą. Darbdaviui skiriama bauda nuo 1 iki 3 MMA, o jei per pastaruosius 2 metus jis jau buvo baustas už tokį pat pažeidimą, nuo 3 iki 5 MMA. 2026 m. MMA yra 1 153 €, todėl bauda siekia 1 153–3 459 €, o pakartotinė 3 459–5 765 €. 2027 m. MMA bus 1 245 €, todėl bauda sieks 1 245–3 735 €, o pakartotinė 3 735–6 225 €. Taigi vienas netvarkingas žiniaraštis gali lemti dvi atskiras sankcijas: baudą atsakingam asmeniui ir baudą įmonei. Kuo nedeklaruotas darbas skiriasi nuo nelegalaus, aiškiname straipsnyje apie nedeklaruotą darbą ir atsakomybę už jį.
Ką daryti gavus nutarimą dėl baudos?
Atsakingam asmeniui paskirtą VDI nutarimą galima apskųsti apylinkės teismui per 20 kalendorinių dienų nuo nutarimo kopijos išsiuntimo ar išdavimo. Praleistą terminą dėl svarbių priežasčių teismas gali atnaujinti. Jeigu nutarimas neskundžiamas, baudą reikia sumokėti per 40 kalendorinių dienų nuo jo išsiuntimo ar išdavimo. Apskundus ir skundo netenkinus, 40 dienų terminas skaičiuojamas nuo teismo nutarties išsiuntimo ar išdavimo.
Atsižvelgiant į materialinę padėtį ir kitas reikšmingas aplinkybes, baudos mokėjimą galima išdėstyti iki dvejų metų. Tam reikia rašytinio prašymo su įrodymais, pavyzdžiui, turto ar pajamų pažymomis. Prašymą verta pateikti dar nagrinėjant bylą, kad klausimas būtų išspręstas tame pačiame nutarime. Įmonei pagal Užimtumo įstatymą skirtai baudai taikoma kita tvarka. Ji skundžiama Administracinių bylų teisenos įstatymo nustatyta tvarka, o jos mokėjimą VDI gali išdėstyti iki vienų metų, jei motyvuotas prašymas pateikiamas iki nutarimo priėmimo.
Kai pažeidimas akivaizdus, dažnai racionaliau pasinaudoti administraciniu nurodymu. Kai inspektorius rėmėsi prielaidomis arba įmonėje taikoma sudėtinga tvarka (suminė apskaita, pamainos, papildomas darbas), bylos baigtis priklauso nuo įrodymų ir argumentų. Tada verta pasitarti su darbo teisės advokatais dar prieš teikiant paaiškinimus. Kaip pasiruošti pačiam inspektoriaus vizitui, rašome straipsnyje apie VDI patikrinimą įmonėje.
Išvada: tvarkinga darbo laiko apskaita apsaugo nuo dviejų sankcijų
Darbo laiko apskaita nėra buhalterinis formalumas: pagal žiniaraštį VDI sprendžia, ar visas dirbtas laikas apskaitytas ir apmokėtas. Kad apskaitoje neliktų spragų, praktiškai verta:
- viršvalandžius, darbą naktį, švenčių dieną ir poilsio dieną ne pagal grafiką pažymėti iki tos darbo dienos pabaigos;
- raštu paskirti už apskaitą atsakingą asmenį ir nustatyti, kas tikrina įrašus;
- žiniaraščio formoje numatyti atskirus žymėjimus papildomam darbui, darbui naktį, poilsio ir švenčių dienomis;
- reguliariai sulyginti žiniaraštį su grafikais, praėjimo ir kitais turimais duomenimis.
Nuo 2026 m. lapkričio 1 d. įsigaliojantys Darbo kodekso pakeitimai darbo laiko apskaitos pareigos ir čia aptartų baudų nekeičia. Kada viršvalandžiai apskritai leidžiami ir kaip jie apmokami, aiškiname straipsnyje apie viršvalandžių apmokėjimą ir ribas. Kitus darbo ir poilsio laiko reikalavimus, kuriuos tikrina inspekcija, aptariame tekste apie darbo ir poilsio laiko pažeidimus. Jeigu įmonėje nėra aiškios darbo laiko apskaitos tvarkos, ją galima įtvirtinti vidaus dokumentuose; tokius darbo teisės dokumentus rengiame pagal konkrečios įmonės darbo organizavimą.
